Polityka Prywatności

1. Postanowienia Ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Pacjentów oraz Użytkowników korzystających z usług FUNDACJI "INSTYTUT PROFILAKTYKI ZAKAŻEŃ" z siedzibą w Warszawie, ul. Zaściankowa 4D/5, 02-989 Warszawa.

1.2. Administratorem danych osobowych jest FUNDACJA "INSTYTUT PROFILAKTYKI ZAKAŻEŃ" (KRS: 0000338301, NIP: 9512295322, REGON: 142040819).

1.3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) oraz obowiązującymi przepisami prawa krajowego.

1.4. Kontakt w sprawach danych osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw opisanych w sekcji 7 można kontaktować się z Administratorem:

• e-mail: szczepienia@fipz.edu.pl
• telefon: +48 667 590 282 (pon.–pt. w godz. 9–19)
• korespondencyjnie: ul. Zaściankowa 4D/5, 02-989 Warszawa

1.5. Za techniczne utrzymanie strony internetowej cmzir.pl odpowiada EPKO Sp. z o.o. (ul. Podleśna 2, 05-270 Marki, KRS: 0000908693), działająca w tym zakresie jako podmiot przetwarzający na zlecenie Administratora. Dane z logów serwera przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przechowywane nie dłużej niż 12 miesięcy.

2. Zakres i Cel Przetwarzania Danych Osobowych

2.1. Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

• świadczenia usług medycznych,
• prowadzenia dokumentacji medycznej,
• realizacji obowiązków prawnych,
• kontaktu z Pacjentami w sprawach związanych z leczeniem,
• rozliczeń finansowych,
• zapewnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji usług medycznych.

3. Kategorie Przetwarzanych Danych

3.1. W ramach świadczenia usług medycznych przetwarzamy następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania),
• dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail),
• dane dotyczące zdrowia — szczególna kategoria danych w rozumieniu art. 9 RODO (historia choroby, wyniki badań, informacje o szczepieniach, przyjmowane leki, zalecenia lekarskie),
• dane dotyczące płatności.

3.2. W związku z korzystaniem ze strony internetowej przetwarzamy dodatkowo:

• identyfikatory online — adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o przeglądarce (user-agent) i urządzeniu (szczegółowy wykaz w Polityce Cookies),
• dane techniczne sesji — czas wizyty, odwiedzone podstrony, źródło wejścia na stronę, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP,
• dane z formularza zgłoszeniowego — rodzaj usługi, preferowany termin, treść wiadomości, data i godzina wysłania (szczegóły w sekcji 10).

3.3. Formularz zgłoszeniowy na stronie nie służy do przekazywania informacji o stanie zdrowia — prosimy o nieumieszczanie ich w treści wiadomości. Informacje medyczne zbierane są podczas konsultacji i przetwarzane w dokumentacji medycznej.

4. Podstawa Prawna Przetwarzania Danych

4.1. Każdy cel przetwarzania ma przypisaną własną podstawę prawną:

4.2. Podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia i realizacji wizyty — bez nich nie jest możliwe udzielenie świadczenia. Podanie danych w zakresie wymaganym przepisami o dokumentacji medycznej jest obowiązkiem wynikającym z ustawy.

4.3. Tam, gdzie podstawą jest zgoda (cookies analityczne i marketingowe), jej wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Zgodę można wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies dostępnych na stronie Polityki Cookies.

5. Okres Przechowywania Danych

5.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane:

• dokumentacja medyczna — 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (z wyjątkami przewidzianymi w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta),
• dane rozliczeniowe i księgowe — 5 lat, zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• zgłoszenia z formularza, które nie zakończyły się wizytą — nie dłużej niż 3 lata (okres przedawnienia roszczeń),
• logi serwera strony internetowej — nie dłużej niż 12 miesięcy,
• dane z cookies analitycznych i marketingowych — przez okres życia poszczególnych plików cookies, wskazany w Polityce Cookies, nie dłużej niż do wycofania zgody,
• zapis preferencji dotyczących cookies — 12 miesięcy.

5.2. Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub anonimizowane. Jeżeli dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, okres przechowywania może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

6. Odbiorcy Danych

6.1. Dane osobowe mogą być udostępniane:

• podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa (m.in. NFZ, organy kontroli sanitarnej, Rzecznik Praw Pacjenta, sądy i organy ścigania w zakresie ich ustawowych uprawnień),
• osobom wykonującym zawód medyczny udzielającym świadczeń oraz podmiotom współpracującym w zakresie diagnostyki laboratoryjnej,
• podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO) — wykaz poniżej,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i informatyczne w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.

6.2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora:

6.3. Dane objęte dokumentacją medyczną nie są przekazywane do państw trzecich. Informacje o transferach danych związanych z korzystaniem ze strony internetowej znajdują się w sekcji 9 oraz 10 niniejszej Polityki.

7. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

7.1. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO); prawo to jest ograniczone w zakresie dokumentacji medycznej, którą Administrator ma obowiązek przechowywać przez okres wskazany w sekcji 5,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych do innego administratora (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w każdej chwili — gdy podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 7 ust. 3 RODO); wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

7.2. Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osoby, których dane dotyczą (art. 22 RODO). Narzędzia analityczne i marketingowe opisane w sekcji 9 mogą tworzyć zbiorcze segmenty odbiorców wyłącznie na potrzeby statystyki i kierowania reklam — nie służą do podejmowania decyzji dotyczących leczenia ani dostępu do świadczeń.

7.3. Konsekwencje niepodania danych. Podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych jest warunkiem umówienia i realizacji wizyty. Odmowa ich podania uniemożliwia udzielenie świadczenia. Wyrażenie zgody na cookies analityczne i marketingowe jest w pełni dobrowolne i nie wpływa na dostęp do usług.

7.4. Realizacja praw. Wnioski można składać:

• e-mailem: szczepienia@fipz.edu.pl
• pisemnie: Fundacja „Instytut Profilaktyki Zakażeń", ul. Zaściankowa 4D/5, 02-989 Warszawa

Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym wnioskodawca zostanie poinformowany (art. 12 ust. 3 RODO).

8. Zabezpieczenia Danych

8.1. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne zapewniające ochronę danych osobowych, w tym szyfrowanie, kontrolę dostępu i systemy zabezpieczeń IT.

9. Narzędzia Analityczne i Śledzące

9.1. Administratorem danych zbieranych przez opisane poniżej narzędzia jest FUNDACJA „INSTYTUT PROFILAKTYKI ZAKAŻEŃ" jako właściciel kont w tych usługach. EPKO Sp. z o.o. odpowiada za ich techniczną implementację i konfigurację w serwisie, działając jako podmiot przetwarzający na zlecenie Administratora.

9.2. Narzędzia analityczne i marketingowe uruchamiane są wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody w bannerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę można wycofać w każdej chwili w ustawieniach cookies na stronie Polityki Cookies.

9.3. Szczegółowy wykaz plików cookies ustawianych przez powyższe narzędzia, wraz z okresami ich przechowywania, znajduje się w Polityce Cookies.

10. Przetwarzanie Danych przez Formspree

10.1. W celu obsługi formularzy kontaktowych na stronie internetowej wykorzystujemy usługę Formspree Inc., z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, która pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) względem Administratora.

10.2. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do podjęcia działań przed zawarciem umowy — obsługa zgłoszenia i umówienie wizyty), a w zakresie danych dotyczących zdrowia — art. 9 ust. 2 lit. h RODO (profilaktyka zdrowotna i diagnostyka medyczna) w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa formularza i przeciwdziałania nadużyciom.

10.3. Przekazanie danych do państwa trzeciego: Formspree Inc. ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, które nie zapewniają poziomu ochrony danych równoważnego z Unią Europejską. Przekazanie odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914), uzupełnionych oceną skutków transferu oraz środkami technicznymi (szyfrowanie transmisji, ograniczenie zakresu danych). Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

10.4. Okres przechowywania: Dane przesłane przez formularz kontaktowy są przechowywane przez Formspree do czasu realizacji celu formularza (szczegóły w polityce prywatności Formspree). Administrator przechowuje kopie wiadomości przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, nie dłużej niż 3 lata.

10.5. Prawa użytkownika: Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych przetwarzanych przez Formspree
• sprostowania nieprawidłowych danych
• usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)
• ograniczenia przetwarzania
• przenoszenia danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Pełny opis praw oraz sposobu ich realizacji znajduje się w sekcji 7 niniejszej Polityki.

10.6. Kontakt w sprawie danych przetwarzanych przez Formspree: W sprawach dotyczących danych przetwarzanych przez Formspree można skontaktować się bezpośrednio z tym podmiotem lub za pośrednictwem Administratora.

10.7. Automatyzacja i profilowanie: Formularz kontaktowy nie służy profilowaniu użytkowników ani automatycznemu podejmowaniu decyzji. Jego jedynym celem jest umożliwienie kontaktu i rezerwacji konsultacji z lekarzem.